Over de functie

ft 32749

Je ondersteunt de bestuurder op een proactieve en zorgvuldige manier en bent daarbij de verbindende schakel tussen interne collega’s en externe contacten. Je bewaakt de agenda, regelt afspraken en zorgt dat de bestuurder altijd beschikt over de juiste stukken en informatie. Daarnaast organiseer je bijeenkomsten, conferenties en representatieve momenten en houd je overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving. Je werkt nauw samen met collega’s binnen het team en draagt bij aan een goed voorbereide en efficiënte ondersteuning van bestuur en directie.

Wat ga je doen

• Je voert regie op de agenda van de bestuurder en plant, bewaakt en signaleert afspraken.
• Je verzorgt e-mailcorrespondentie in Outlook.
• Je signaleert knelpunten en lost deze op.
• Je regelt vergaderzalen en andere faciliteiten.
• Je zorgt ervoor dat de bestuurder tijdig beschikt over alle benodigde stukken en informatie.
• Je houdt actief contact met betrokken collega’s en externe partijen.
• Je organiseert bijeenkomsten en telefonische conferenties.
• Je verwijst de pers door.
• Je plaatst wekelijks bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerkt de beslissingen van het college van Gedeputeerde Staten.
• Je plant het vervoer van de dienstauto’s, inclusief juiste tijd, correct adres, P-kaarten en eventueel een taxi.
• Je houdt declaraties bij.
• Je bespreekt wekelijks de agenda in het teamoverleg en signaleert aandachtspunten voor de bestuurder.
• Je legt afspraken vast tijdens het wekelijkse portefeuilleoverleg.
• Je werkt met Outlook, iBabs en incidenteel met PowerPoint voor presentaties en speeches.
• Je ondersteunt dagelijks één bestuurder en zorgt waar nodig voor onderlinge vervanging.

Eisen

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 3.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met MS Office.
• Je bent flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden wanneer de werkzaamheden daarom vragen.

Wensen

• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent bij een overheidsorganisatie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het bewaken en verzamelen van vergaderstukken, informatie en actiepunten.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met praktische en organisatorische ondersteuning, zoals vervoer, faciliteiten, declaraties en representatieve aangelegenheden.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met iBabs.

Competenties

• Je kunt goed plannen en organiseren en houdt overzicht over een complexe agenda.
• Je kunt goed prioriteiten stellen in een dynamische omgeving.
• Je toont initiatief en onderneemt zelfstandig actie.
• Je bent oplossingsgericht en komt met praktische oplossingen.
• Je bent flexibel en schakelt snel bij wijzigingen en onverwachte situaties.
• Je bent stressbestendig en werkt zorgvuldig en effectief onder tijdsdruk en bij hectiek.
• Je bent assertief en durft keuzes te maken, grenzen aan te geven en anderen tijdig aan te spreken.
• Je werkt prettig samen met andere managementassistenten, bestuursadviseurs en communicatieadviseurs.
• Je hebt een sterk dienstverlenend vermogen en zorgt ervoor dat de bestuurder optimaal voorbereid kan werken.
• Je hebt bestuurlijke sensitiviteit en gaat zorgvuldig om met belangen en gevoelige informatie.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en communiceert professioneel met bestuurders, collega’s en externe contacten.
• Je werkt nauwkeurig met afspraken, stukken, correspondentie en administratieve werkzaamheden.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 32749

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.